PERSIAPAN EXTERNAL AUDIT ISM CODE
Sesuai judulnya dibawah ini saya tulis Perihal persiapan untuk menghadapi External Audit yang pernah saya ikuti dan tulisan ini hanya sebagai referensi saja , jika ada yang belum tertulis silahkan pembaca bisa mencari referensi lain sesuai keaadan kapal masing masing.
1. Log Book Deck : di isi sampai akhir terakhir saat tanggal pelaksanaan audit dan sudah di tandatangani C/O dan Nakhoda .Jangan lupa juga catat semua drill yang telah di laksanakan.
2. Master Standing Order : Sudah di tanda tangani oleh semua Mualim dan sudah di tempel dan di laksanakan .
3. Master Night Order : Di buat oleh Nakhoda setiap malam saat dalam pelayaran dan selalu di tandatangani oleh semua mualim jaga .
4. Turning Circle Diagram : Diagram lingkaran putar harus ada dan tertempel di anjungan .
5. Kemudi : Harus ada prosedur untuk mengubah “ kemudi manual ke Auto “ dan sebaliknya Serta prosedur jika ada kegagalan pada streering sytem di anjungan .
6. Arrival & Dept Check List / Pilot Card : Check list tiba dan berangkat serta pilot card ( kartu pandu ) harus di isi secara kontinyu dan komplit .
7. Kartu Deviasi ( Deviation Card ) : pastikan bahwa di anjungan terpasang daftar deviasi untuk kompas magnit.
8. Echo Saunder : pastikan bahwa echo sounder di kapal dalam keadaan siap untuk di gunakan .
9. Emergency Drill Schedule (Schedule latihan darurat untuk 1 Thn) : pastikan bahwa di kapal sudah di buat jadwal latihan darurat yang berlaku untuk Tahun 2015 – 2016
10. Inventaris Buku Publikasi : pastikan bahwa daftar inventaris buku publikasi untuk navigasi sudah tersedia di atas kapal .
11. Peta peta laut dan publikasi : pastikan di kapal ada peta peta edisi baru sesuai dengan daerah pelayaran serta sudah di koreksi s/d BPI terakhir dan sudah di periksa oleh Nakhoda
12. Rancangan pelayaran ( Passage Plan) : Pastikan bahwa mualim II sudah mempersiapkan “Passage planning “untuk setiap pelayaran yang meliputi dari kade ke kade.
13. Posisi kapal diplot : secara terus menerus oleh mualim jaga dan jangan langsung di hapus saat hendak masuk suatu pelabuhan sampai dengan sandar di kade .
14. Pastikan bahwa radar kapal : dalam keadaan siap di operasikan ( Jika sandar harus di matikan )
15. Pastikan bahwa VHF & AIS : dalam power 1 W serta AIS pada kondisi labuh jangkar atau sandar serta up date pelabuhan tujuan .
16. EPIRB : periksa expire battery EPIRB / Record test dan bersih kan di up date sampai tgl external audit di laksanakan serta hydrostatic release dalam terikat dengan baik.
17. Rudder Indicator : Pastikan bahwa indikator untuk menunjukkan putaran daun kemudi dalam keadaan dapat berfungsi baik .
18. Pyrotechnic & Line Throwing : Pastikan bahwa parachute signal , Smoke signal , Red Hand flare serta alat pelempar tali dalam kondisi baik dan tidak expire .
19. SART : Periksa expire battery SART / Record test dan bersih kan di update sampai tgl external audit di laksanakan serta hydrostatic release dalam terikat dengan baik.
20. General Alarm : Semua alarm pada tiap posisi berfungsi dengan baik .
21. Portable Gas Detector : Pastikan bahwa hasil kalibrasi gas detector ada di atas kapal( hasil Kalibrasi dari darat ).
22. Span Gas : Untuk kalibrasi gas detector di atas kapal ( minimal per 3 bulan di laksanakan dan di record ) serta tabung untuk deteksi gas .
23. Gyro Compas : pastikan dalam keadaan baik dan beroperasi , serta gyro repeater yang berada pada center / port dan starboard bekerja sesuai dengan master gyro.
24. Magnetic / Standard Compas : pastikan dalam keadaan baik dan bersih ( tidak ada gelembung udara ) serta lampu indikator menyala .
25. Kompas Error Log : pastikan terisi setiap hari ( jika dalam keadaan yang mengijinkan dan bebas)
26. Alat alat bantu navigasi ( Navigation Shape) untuk dalam keadaan emergensi : seperti 2 bola – bola / belah ketupat dalam keadaan baik dan lengkap
27. Two Way Radio Telephoni( Untuk Sekoci ) : Minimal 3 di atas kapal harus dalam keadaan ter- charge dan siap di pakai dalam keadaan darurat
2. Master Standing Order : Sudah di tanda tangani oleh semua Mualim dan sudah di tempel dan di laksanakan .
3. Master Night Order : Di buat oleh Nakhoda setiap malam saat dalam pelayaran dan selalu di tandatangani oleh semua mualim jaga .
4. Turning Circle Diagram : Diagram lingkaran putar harus ada dan tertempel di anjungan .
5. Kemudi : Harus ada prosedur untuk mengubah “ kemudi manual ke Auto “ dan sebaliknya Serta prosedur jika ada kegagalan pada streering sytem di anjungan .
6. Arrival & Dept Check List / Pilot Card : Check list tiba dan berangkat serta pilot card ( kartu pandu ) harus di isi secara kontinyu dan komplit .
7. Kartu Deviasi ( Deviation Card ) : pastikan bahwa di anjungan terpasang daftar deviasi untuk kompas magnit.
8. Echo Saunder : pastikan bahwa echo sounder di kapal dalam keadaan siap untuk di gunakan .
9. Emergency Drill Schedule (Schedule latihan darurat untuk 1 Thn) : pastikan bahwa di kapal sudah di buat jadwal latihan darurat yang berlaku untuk Tahun 2015 – 2016
10. Inventaris Buku Publikasi : pastikan bahwa daftar inventaris buku publikasi untuk navigasi sudah tersedia di atas kapal .
11. Peta peta laut dan publikasi : pastikan di kapal ada peta peta edisi baru sesuai dengan daerah pelayaran serta sudah di koreksi s/d BPI terakhir dan sudah di periksa oleh Nakhoda
12. Rancangan pelayaran ( Passage Plan) : Pastikan bahwa mualim II sudah mempersiapkan “Passage planning “untuk setiap pelayaran yang meliputi dari kade ke kade.
13. Posisi kapal diplot : secara terus menerus oleh mualim jaga dan jangan langsung di hapus saat hendak masuk suatu pelabuhan sampai dengan sandar di kade .
14. Pastikan bahwa radar kapal : dalam keadaan siap di operasikan ( Jika sandar harus di matikan )
15. Pastikan bahwa VHF & AIS : dalam power 1 W serta AIS pada kondisi labuh jangkar atau sandar serta up date pelabuhan tujuan .
16. EPIRB : periksa expire battery EPIRB / Record test dan bersih kan di up date sampai tgl external audit di laksanakan serta hydrostatic release dalam terikat dengan baik.
17. Rudder Indicator : Pastikan bahwa indikator untuk menunjukkan putaran daun kemudi dalam keadaan dapat berfungsi baik .
18. Pyrotechnic & Line Throwing : Pastikan bahwa parachute signal , Smoke signal , Red Hand flare serta alat pelempar tali dalam kondisi baik dan tidak expire .
19. SART : Periksa expire battery SART / Record test dan bersih kan di update sampai tgl external audit di laksanakan serta hydrostatic release dalam terikat dengan baik.
20. General Alarm : Semua alarm pada tiap posisi berfungsi dengan baik .
21. Portable Gas Detector : Pastikan bahwa hasil kalibrasi gas detector ada di atas kapal( hasil Kalibrasi dari darat ).
22. Span Gas : Untuk kalibrasi gas detector di atas kapal ( minimal per 3 bulan di laksanakan dan di record ) serta tabung untuk deteksi gas .
23. Gyro Compas : pastikan dalam keadaan baik dan beroperasi , serta gyro repeater yang berada pada center / port dan starboard bekerja sesuai dengan master gyro.
24. Magnetic / Standard Compas : pastikan dalam keadaan baik dan bersih ( tidak ada gelembung udara ) serta lampu indikator menyala .
25. Kompas Error Log : pastikan terisi setiap hari ( jika dalam keadaan yang mengijinkan dan bebas)
26. Alat alat bantu navigasi ( Navigation Shape) untuk dalam keadaan emergensi : seperti 2 bola – bola / belah ketupat dalam keadaan baik dan lengkap
27. Two Way Radio Telephoni( Untuk Sekoci ) : Minimal 3 di atas kapal harus dalam keadaan ter- charge dan siap di pakai dalam keadaan darurat
B. POLLUTION PREVENTION MATTER
1. ODM ( Oil Discharge Monitoring ) : apakah ODM berfungsi dengan baik .
2. SOPEP : apakah buku SOPEP sudah di approved oleh DEPERLA ( Sopep Contact List – Annex II sudah di update – Jika belum dapat di infokan ke kantor).
3. Peraturan Perlindungan Lingkungan ( Company Environtment Policy ): pastikan bahwa kebijakan ini telah di tempel di dinding anjungan , mess room dan Engine Control Room .
4. Oil Record Book Part 1 dan 2 : pastikan bahwa oil record book sudah di isi sampai kegiatan terakhir dan telah di tandatangani oleh Nakhoda .
5. Record pemeliharaan alat – alat Pollution Prevention : harus sudah di update dan dalam keadaan lengkap (seperti saw dust ,oil dispersant , sapu , sekop dan drum penampung).
6. Wilden Pump : Terpasang kiri dan kanan di main deck kapal dan siap di pakai untuk penanggulangan tumpahan minyak ( slang pembuangan ke Drum kosong atau ke Slop Tank )
7. Scupper Hole ( Lubang Pembuangan air di deck ) : di tutup oleh sumbat – sumbat ( dari kayu atau karet – scupper plug)
8. Dripp Tray ( Box penampungan tumpahan ) : di tutup oleh sumbat ( scupper plug )
9. Pump Room Entry Permit : harus ber ada di depan pintu pump room ( konten dari gas – gas ; seperti oksigen 20.9 % / Hydrocarbon 0 ppm / H2S 0 ppm
2. SOPEP : apakah buku SOPEP sudah di approved oleh DEPERLA ( Sopep Contact List – Annex II sudah di update – Jika belum dapat di infokan ke kantor).
3. Peraturan Perlindungan Lingkungan ( Company Environtment Policy ): pastikan bahwa kebijakan ini telah di tempel di dinding anjungan , mess room dan Engine Control Room .
4. Oil Record Book Part 1 dan 2 : pastikan bahwa oil record book sudah di isi sampai kegiatan terakhir dan telah di tandatangani oleh Nakhoda .
5. Record pemeliharaan alat – alat Pollution Prevention : harus sudah di update dan dalam keadaan lengkap (seperti saw dust ,oil dispersant , sapu , sekop dan drum penampung).
6. Wilden Pump : Terpasang kiri dan kanan di main deck kapal dan siap di pakai untuk penanggulangan tumpahan minyak ( slang pembuangan ke Drum kosong atau ke Slop Tank )
7. Scupper Hole ( Lubang Pembuangan air di deck ) : di tutup oleh sumbat – sumbat ( dari kayu atau karet – scupper plug)
8. Dripp Tray ( Box penampungan tumpahan ) : di tutup oleh sumbat ( scupper plug )
9. Pump Room Entry Permit : harus ber ada di depan pintu pump room ( konten dari gas – gas ; seperti oksigen 20.9 % / Hydrocarbon 0 ppm / H2S 0 ppm
C. SAFETY MANAGEMENT ( GENERAL )
1. Semua latihan sudah di catat dalam Log Book resmi dan record lain-nya
2. Apakah ruang merokok sudah di beri tanda
3. Apakah safety meeting sudah di laksanakan secara teratur ? Periksa Notulen rapat terakhir apa masih ada yang out standing .
4. Apakah dokumen dan sertifikat semua ABK dalam keadaan lengkap dan up date ( sudah tersijil ,surat kesehatan / medical masih valid )
5. Apakah ada daftar tentang pemeriksaan alkohol bagi semua ABK ( yang di buat oleh kapal dengan memakai breath alcohol test .
6. Apakah di kapal tersedia “ Un-announce Drug & Alcohol Test “ bagi seluruh ABK yang di keluarkan oleh dinas kesehatan pelabuhan .
7. Apakah SK Perwira sudah di update dan sesuai dengan keadaan di atas kapal .
8. Apakah Perwira dan ABK sudah familiar dengan pengunaan Breathing Apparatus , coba salah seorang crew mempraktek-kan cara pemakaian nya .
9. Apakah semua Perwira dan ABK sudah Familiar dengan cara pengoperasian : Emergency Fire Pump dan Emergency steering gear .
10. Apakah semua Muster List sudah sesuai dengan ABK dan sudah di tanda tangani oleh Nakhoda . ( Muster List yang update harus di buat copy dan di masuk-kan kedalam Fire Plan – Kiri dan Kanan di luar akomodasi )
11. Apakah Diagram Fire Control Plan yang tertempel di dinding sudah di approval oleh Class BKI
12. Apakah ada inventaris bulanan tentang live Saving Appliances dan Fire Fighting Appliances
2. Apakah ruang merokok sudah di beri tanda
3. Apakah safety meeting sudah di laksanakan secara teratur ? Periksa Notulen rapat terakhir apa masih ada yang out standing .
4. Apakah dokumen dan sertifikat semua ABK dalam keadaan lengkap dan up date ( sudah tersijil ,surat kesehatan / medical masih valid )
5. Apakah ada daftar tentang pemeriksaan alkohol bagi semua ABK ( yang di buat oleh kapal dengan memakai breath alcohol test .
6. Apakah di kapal tersedia “ Un-announce Drug & Alcohol Test “ bagi seluruh ABK yang di keluarkan oleh dinas kesehatan pelabuhan .
7. Apakah SK Perwira sudah di update dan sesuai dengan keadaan di atas kapal .
8. Apakah Perwira dan ABK sudah familiar dengan pengunaan Breathing Apparatus , coba salah seorang crew mempraktek-kan cara pemakaian nya .
9. Apakah semua Perwira dan ABK sudah Familiar dengan cara pengoperasian : Emergency Fire Pump dan Emergency steering gear .
10. Apakah semua Muster List sudah sesuai dengan ABK dan sudah di tanda tangani oleh Nakhoda . ( Muster List yang update harus di buat copy dan di masuk-kan kedalam Fire Plan – Kiri dan Kanan di luar akomodasi )
11. Apakah Diagram Fire Control Plan yang tertempel di dinding sudah di approval oleh Class BKI
12. Apakah ada inventaris bulanan tentang live Saving Appliances dan Fire Fighting Appliances
D. LIVE SAVING APPLIANCES
1. Apakah semua ABK dapat menghidupkan ( starting ) Mesin Sekoci
2. Apakah kondisi Life Boat dan Dewi – dewi nya dalam keadaan baik , di grease dan dapat di operasikan
3. Apakah cara menurunkan Life Boat ke air telah ter pasang di dekat life boat ( di bawah lampu emergensi ) dan sudah dalam bahasa indonesia .
4. Apakah cara menurunkan Life Raft dalam bahasa Indonesia dan terpasang di dekat lampu emergensi ( di dekat Life Raft )
5. Apakah Hydrostatic Release Unit untuk Life Raft masih dalam keadaan baik dan masih valid .
6. Apakah Man Over Board ( 2 Buah ) di anjungan masih dalam keadan baik dan masih valid 7. Periksa juga Self Ignating Light ( Pada Life Ring ) apakah semua nya berfungsi dengan baik.
8. Apakah semua Life Jacket ABK dan spare lengkap dengan nama kapal, pelabuhan pendaftaran serta lampu dan pluit ? periksa tiap – tiap kelengkapan crew di atas kapal
2. Apakah kondisi Life Boat dan Dewi – dewi nya dalam keadaan baik , di grease dan dapat di operasikan
3. Apakah cara menurunkan Life Boat ke air telah ter pasang di dekat life boat ( di bawah lampu emergensi ) dan sudah dalam bahasa indonesia .
4. Apakah cara menurunkan Life Raft dalam bahasa Indonesia dan terpasang di dekat lampu emergensi ( di dekat Life Raft )
5. Apakah Hydrostatic Release Unit untuk Life Raft masih dalam keadaan baik dan masih valid .
6. Apakah Man Over Board ( 2 Buah ) di anjungan masih dalam keadan baik dan masih valid 7. Periksa juga Self Ignating Light ( Pada Life Ring ) apakah semua nya berfungsi dengan baik.
8. Apakah semua Life Jacket ABK dan spare lengkap dengan nama kapal, pelabuhan pendaftaran serta lampu dan pluit ? periksa tiap – tiap kelengkapan crew di atas kapal
E. FIRE FIGHTING APPLIANCES
1. Periksa Slang – Slang ( Hose ) kebakaran apakah tidak bocor dan semua di lengkapi dengan kopling dan Nozle
2. Periksa Breathing Apparatus apakah dalam keadaan baik dan botol – botol cadangan oksigen-nya terisi penuh
3. Apakah International Shore Connection tersedia di atas kapal dalam keadaan baik
4. Apakah botol – botol pemadam kebakaran dalam keadaan baik dan tekanan nya tidak kurang.
5. Apakah EEBD ber ada pada tempatnya serta tekanan dalam keadaan bertekanan penuh .
6. Periksa Sertifikat untuk FIRE FIGHTING APPLIANCES apakah masih valid dan cocok dengan jumlah alat alat yang ada di kapal .
2. Periksa Breathing Apparatus apakah dalam keadaan baik dan botol – botol cadangan oksigen-nya terisi penuh
3. Apakah International Shore Connection tersedia di atas kapal dalam keadaan baik
4. Apakah botol – botol pemadam kebakaran dalam keadaan baik dan tekanan nya tidak kurang.
5. Apakah EEBD ber ada pada tempatnya serta tekanan dalam keadaan bertekanan penuh .
6. Periksa Sertifikat untuk FIRE FIGHTING APPLIANCES apakah masih valid dan cocok dengan jumlah alat alat yang ada di kapal .
F. LAIN LAIN
1. Apakah Log book mesin sudah di isi sampai laporan terakhir dan sudah di tanda tangani oleh Nakhoda .
2. Apakah di kapal ter sedia PMS ( Plan Maintenance System )
3. Apakah alarm alarm yang berada di kamar mesin semuanya berfungsi dengan baik
4. Apakah ada record saat di adakan pengetesan terhadap alarm – alarm tersebut .
5. Apakah ada poster NO HOT WORK telah terpasang pada tempat – tempat yang dianggap perlu ( jika ada pengerjaan HOT WORK , maka harus di adakan HOT WORK PERMIT )
6. Apakah GOT – GOT kamar mesin dan Pump Room serta Stearing Gear Room dalam keadaan bersih dari minyak – miyak / kering dan rapi
7. Periksa Battery Emergency ( Accu ) dirawat dengan baik dan tidak kering serta sudah dalam keadaan charge.
8. Apakah ruangan store deck dan mesin dalam keadaan bersih dan rapi
9. Apakah lampu lampu navigasi yang terdapat di atas tiang anjungan / tinag belakang dan tiang depan dalam kedaan baik dan masih berfungsi
10. Apakah rantai jangkar dalam keadaan terikat dan kopling dari winches drum terlepas
11. Apakah ruangan store makanan kering dan basah dalam keadaan bebas dari kotoran dan kecoa / tikus
12. Apakah ada daftar obat – obatan di atas kapal dan tidak ada obat – obatan yang expire ( catat pemakaian obat – obatan di atas kapal )
13. Periksa file kapal tentang FAMILIARISASI CREW BARU baik perwira maupun ABK dan cocokan dengan tanggal naiknya kapal .
14. Apakah nama DPA dan peran DPA di ketahui oleh kru kapal
2. Apakah di kapal ter sedia PMS ( Plan Maintenance System )
3. Apakah alarm alarm yang berada di kamar mesin semuanya berfungsi dengan baik
4. Apakah ada record saat di adakan pengetesan terhadap alarm – alarm tersebut .
5. Apakah ada poster NO HOT WORK telah terpasang pada tempat – tempat yang dianggap perlu ( jika ada pengerjaan HOT WORK , maka harus di adakan HOT WORK PERMIT )
6. Apakah GOT – GOT kamar mesin dan Pump Room serta Stearing Gear Room dalam keadaan bersih dari minyak – miyak / kering dan rapi
7. Periksa Battery Emergency ( Accu ) dirawat dengan baik dan tidak kering serta sudah dalam keadaan charge.
8. Apakah ruangan store deck dan mesin dalam keadaan bersih dan rapi
9. Apakah lampu lampu navigasi yang terdapat di atas tiang anjungan / tinag belakang dan tiang depan dalam kedaan baik dan masih berfungsi
10. Apakah rantai jangkar dalam keadaan terikat dan kopling dari winches drum terlepas
11. Apakah ruangan store makanan kering dan basah dalam keadaan bebas dari kotoran dan kecoa / tikus
12. Apakah ada daftar obat – obatan di atas kapal dan tidak ada obat – obatan yang expire ( catat pemakaian obat – obatan di atas kapal )
13. Periksa file kapal tentang FAMILIARISASI CREW BARU baik perwira maupun ABK dan cocokan dengan tanggal naiknya kapal .
14. Apakah nama DPA dan peran DPA di ketahui oleh kru kapal
G. PERSIAPAN DALAM KEADAAN BAHAYA
1. Periksa mengenai kontak list / nomor telepon yang dapat di hubungi jika dalam keadaan bahaya
2. Pastikan bahwa perwira radio dapat mengirimkan distress alert jika dalam keadaan bahaya
1. Periksa mengenai kontak list / nomor telepon yang dapat di hubungi jika dalam keadaan bahaya
2. Pastikan bahwa perwira radio dapat mengirimkan distress alert jika dalam keadaan bahaya
Terimakasih Capt
BalasHapus